業務ダッシュボードとは？会社の「今」を一画面で確認できる仕組みの作り方

「今月の問い合わせは何件？」

「見積を出したまま止まっている案件は？」

会社の状況を確認するために、複数のExcel、スプレッドシート、メール、チャットを開いていないでしょうか。

必要な情報がそれぞれの場所に保存されていると、状況を把握するだけでも時間がかかります。

そこで使われるのが業務ダッシュボードです。

ダッシュボードとは、必要な情報を一つの画面にまとめ、現在の状態を分かりやすく表示する仕組みです。

この記事では、中小企業や小規模なチームで業務ダッシュボードを作るメリットと、何を表示すべきかについて解説します。

ダッシュボードとは？

自動車のダッシュボードには、速度や燃料、警告灯など「運転中に必要な情報」が表示されています。

業務ダッシュボードも考え方は同じです。

会社のすべてのデータを表示するのではなく、今の仕事を進めるために必要な情報だけをまとめます。

たとえば営業なら、

• 新規問い合わせ
• 対応中案件
• 今月の受注
• 見積提出後の未回答案件
• 今日のフォロー予定

などです。

ダッシュボードのメリット

何でも表示すればいいわけではない

ダッシュボードを作ると、グラフや数字をたくさん並べたくなります。

しかし、情報が多すぎると、かえって重要なものが分からなくなります。

最初に考えるべきなのは、この画面を見たあと、何を判断したいのかです。

同じ会社でも、役割によって必要な画面は変わります。

グラフが必要とは限らない

ダッシュボードというと円グラフや棒グラフを想像しがちですが、すべてをグラフにする必要はありません。

「対応が必要な案件一覧」のように、普通の表のほうが分かりやすい情報もあります。

数字、グラフ、一覧、通知などを、目的に応じて使い分けます。

データベースと組み合わせると強い

ダッシュボードは単独の仕組みではなく、裏側にあるデータを見せる画面です。

顧客、案件、売上、タスクなどがデータベースに整理されていれば、その情報をリアルタイムに近い形で表示できます。

つまり、

という役割分担です。

スマートフォン用の簡易画面も作れる

経営者や営業担当者が外出することが多い場合、パソコン用の大きな画面だけでは使いづらいことがあります。

そこでスマートフォンでは、

• 今日の予定
• 新着問い合わせ
• 重要な警告
• 売上の概要

などに絞った画面を用意する方法もあります。

「すべての情報を持ち歩く」のではなく、移動中に必要な情報だけ確認するという考え方です。

ダッシュボードは「見るだけ」で終わらせない

さらに便利なのは、ダッシュボードからそのまま操作できるようにすることです。

たとえば、

まで一つの流れにします。

状況確認の画面と作業する画面がつながることで、複数のサービスを行き来する手間を減らせます。

最初は3つの情報だけでもいい

最初から会社全体の数字をまとめる必要はありません。

たとえば、

だけでも十分に価値があります。

日常的に使うようになってから、売上や集計などを追加できます。

まとめ｜ダッシュボードは「情報を増やす」ためではなく「探さない」ために作る

会社のデータが増えるほど、「どこを見ればいいか」という問題が出てきます。

業務ダッシュボードの役割は、情報をたくさん表示することではありません。

今必要な情報を、探さなくても見える状態にすることです。

株式会社アイ・エス・コミュニケーションズでは、見栄えの良いグラフを作ることを目的にせず、普段どの情報を確認し、次に何をしているのかという業務の流れから画面を設計します。

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